Como não perder tempo com tarefas secundárias e se tornar mais produtivo?

Mais da metade da jornada de trabalho é gasta com atividades de pouca importância, aponta pesquisa.

Segundo uma pesquisa feita pela Asana, o trabalho extra ocupa 58% de uma jornada de trabalho. Enquanto isso, 38% consiste no exercício da respectiva função que o empregado foi designado no ato da contratação. Por fim, 9% dizem respeito a atividades de planejamento estratégico.

O interessante ainda da pesquisa é que os 9% correspondentes a funções estratégicas eram, em 2019, 13%. A queda seria justificada por uma falta de prospecção no futuro e maior preocupação com o presente, reflexo da rotina home office.

Perceba que os resultados demonstram que a rotina de trabalho não é reduzida a uma falta de comprometimento do funcionário, mas antes, com o ato de perder tempo com tarefas secundárias.

Como as tarefas secundárias podem minar o tempo de trabalho?

Talvez você já deva ter chegado em casa, depois de uma rotina de trabalho exaustiva, mas se deu conta que não foi capaz de cumprir com as suas demandas de trabalho. Isso se dá, no geral, pelo desgaste e foco com atividades secundárias, que embora gerem o cansaço, de nada ajuda com o cumprimento das tarefas essenciais.

Limpeza de e-mail, organização de documentos e o que dizer das reuniões online recorrentes a cada meia hora? E por falar nelas, é importante dizer que o excesso de reuniões online são as maiores vilãs da produtividade. Afinal, ocupam um tempo enorme na agenda, além de gerarem sobrecarga mental.

Aliás, você já ouviu falar na Fadiga Zoom? Fadiga zoom é como ficou conhecida a sobrecarga mental gerada pela recorrência de reuniões online. A ideia é que focalizar exaustivamente a tela pode gerar não só problemas físicos – dores de cabeça – como mentais.

O problema é que com a rotina de home office em ascensão, embora as facilidades e flexibilidades de trabalho, as reuniões online são frequentes. E, além de promoverem problemas à saúde, concorrem a baixa produtividade. Afinal, como produzir com diversas reuniões à vista, uma seguida da outra?

O resultado tende a ser sempre o mesmo: baixa produtividade, alta demanda e exaustão. E é aí que um planejamento é fundamental.

Por que o planejamento é importante para não perder tempo com tarefas secundárias?

Certa vez Abraham Lincoln disse: “Se tivesse seis horas para derrubar uma árvore, passaria as primeiras 4 horas afiando o machado”. Tem dúvidas de que o planejamento ainda é importante?

Entenda que planejar as suas tarefas, dando-lhes as devidas prioridades, é uma forma contundente de realizar a sua demanda sem perder tempo. Assim, o planejamento estratégico deve ser uma parte importante da sua jornada de trabalho, visto ser o momento de podar aquilo que é acessório.

Ao colocar na agenda a sua demanda diária ou semanal é mais fácil de entender as tarefas a serem executadas e quanto tempo você gastará com cada uma delas. Lembrando que a sua demanda sempre vem em primeiro plano. Já as tarefas secundárias, essas devem ser colocadas nas lacunas, isso se houver tempo. Confira algumas das nossas dicas para evitá-las:

Livre-se de distrações

Trabalhar em um ambiente tranquilo e sem barulhos é fundamental para a concentração. Se a sua rotina é home office, garanta que o ambiente escolhido para trabalho te propicie paz e tranquilidade para o exercício de sua função.

Agora, se trabalha presencialmente, evite conversas paralelas durante a sua jornada de trabalho. Isso pode atrapalhar o seu rendimento e do colega. Aliás, sentar longe daquele seu amigo com quem você ama conversar, também pode te ajudar.

Metas são importantes

Assim como no seu plano de desenvolvimento individual, as metas são igualmente importantes no seu planejamento profissional. Por isso, saiba onde quer chegar com cada uma das tarefas a serem exercidas.

Definir um objetivo é importante porque facilitará que você defina também os caminhos a serem percorridos. Desse modo, dificilmente perderá tempo com caminhos sem saída. Aliás, estabelecendo a meta fica até mais fácil de encontrar os atalhos.

Trace o caminho

Considerando que o objetivo foi definido, é hora de se munir! Com você alcançará esse objeto e enquanto tempo? Aqui vale buscar ferramentas digitais para deixar a execução mais dinâmica e facilitada.

Ter bons equipamentos também pode te ajudar a ganhar tempo. Afinal, como executar uma planilha no Excel, se o seu computador fica desligando e travando a todo momento?

Já quanto ao tempo, embora seja relativo, é sempre bom ter uma média. Assim, você incita a sua mente a finalizar a tarefa dentro do tempo estabelecido. Aliás, desafiar-se é sempre interessante. Se cumpriu uma tarefa em 30 minutos, que tal tentar em 25 minutos da próxima vez?

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