¿Cómo no perder el tiempo en tareas secundarias y ser más productivo?

Más de la mitad de la jornada laboral se dedica a actividades de poca importancia, según una investigación.

Según una encuesta realizada por Asana, el trabajo extra ocupa el 58% de una jornada laboral. En tanto, el 38% consiste en ejercer la respectiva función que le fue asignada al empleado al momento de su contratación. Finalmente, el 9% se refiere a actividades de planificación estratégica.

Lo que no deja de ser interesante de la encuesta es que el 9% correspondiente a funciones estratégicas era, en 2019, el 13%. La baja estaría justificada por una falta de prospección de futuro y una mayor preocupación por el presente, reflejo de la rutina home office.

Nótese que los resultados demuestran que la rutina de trabajo no se reduce a la falta de compromiso de los empleados, sino al hecho de perder el tiempo en tareas secundarias.

¿Cómo pueden las tareas secundarias socavar el tiempo de trabajo?

Quizás ya deberías haber llegado a casa, después de una agotadora rutina de trabajo, pero te diste cuenta de que no podías cumplir con tus exigencias laborales. Esto sucede, en general, por el agotamiento y la concentración en actividades secundarias, que si bien generan cansancio, no ayudan al cumplimiento de las tareas esenciales.

Limpieza de correo electrónico, organización de documentos y ¿qué pasa con las reuniones en línea recurrentes cada media hora? Y hablando de ellos, es importante decir que el exceso de reuniones online son los mayores villanos de la productividad. Al fin y al cabo ocupan una enorme cantidad de tiempo en la agenda, además de generar una sobrecarga mental.

Por cierto, ¿alguna vez has oído hablar de Zoom Fatigue? El cansancio del zoom es como se conoció la sobrecarga mental que genera la recurrencia de las reuniones online. La idea es que enfocarse exhaustivamente en la pantalla puede generar no solo problemas físicos -dolores de cabeza- sino también mentales.

El problema es que con rutina de oficina en casa en aumento, a pesar de la facilidad y flexibilidad del trabajo, las reuniones en línea son frecuentes. Y, además de promover problemas de salud, contribuyen a la baja productividad. Después de todo, ¿cómo producir con varias reuniones a la vista, una tras otra?

El resultado suele ser siempre el mismo: baja productividad, alta exigencia y agotamiento. Y ahí es donde la planificación es clave.

¿Por qué es importante planificar para no perder el tiempo en tareas secundarias?

Abraham Lincoln dijo una vez: “Si tuvieras seis horas para cortar un árbol, pasarías las primeras cuatro horas afilando tu hacha”. ¿Tienes dudas de que la planificación sigue siendo importante?

Comprenda que planificar sus tareas, dándoles las prioridades adecuadas, es una forma sólida de cumplir con su demanda sin perder tiempo. Así la planificación estratégica debe ser una parte importante de tu jornada laboral, ya que es el momento de podar lo incidental.

Al poner en la agenda tu demanda diaria o semanal, es más fácil entender las tareas a realizar y cuánto tiempo dedicarás a cada una de ellas. Recordando que tu demanda siempre es lo primero. Las tareas secundarias, por otro lado, deben colocarse en los huecos, eso si hay tiempo. Echa un vistazo a algunos de nuestros consejos para evitarlos:

deshacerse de las distracciones

Trabajar en un entorno tranquilo y sin ruidos es fundamental para la concentración. Si tu rutina es una oficina en casa, asegúrate de que el ambiente elegido para trabajar te brinde paz y tranquilidad para desempeñar tu rol.

Ahora bien, si trabajas de forma presencial, evita conversaciones paralelas durante su jornada laboral. Esto puede dificultar su desempeño y el de su colega. Por cierto, sentarte lejos de ese amigo tuyo con el que te encanta hablar también puede ayudarte.

las metas son importantes

Al igual que con su plan de desarrollo individual, las metas son igualmente importantes en su planificación profesional. Por lo tanto, sepa adónde quiere llegar con cada una de las tareas a realizar.

Definir un objetivo es importante porque te facilitará definir también los caminos a seguir. De esa manera, difícilmente perderá el tiempo en caminos sin salida. Por cierto, establecer el objetivo hace que sea aún más fácil encontrar los atajos.

trazar el camino

Una vez fijado el objetivo, ¡es hora de armarse! ¿Cómo logrará este objetivo y cuánto tiempo llevará? Vale la pena buscar aquí herramientas digitales para hacer la ejecución más dinámica y fácil.

Tener un buen equipo también puede ayudarte a ahorrar tiempo. Después de todo, ¿cómo puede ejecutar una hoja de cálculo en Excel si su computadora se apaga y falla todo el tiempo?

En cuanto al tiempo, aunque es relativo, siempre es bueno tener una media. Así, incitas a tu mente a terminar la tarea en el tiempo establecido. En efecto, desafiarte a ti mismo siempre es interesante. Si completó una tarea en 30 minutos, ¿qué le parece intentarlo en 25 minutos la próxima vez?

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